Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Betrieb der Plattform Vereinsly ist:

Jörg van Hoorn
Böttcherei 57
28844 Weyhe
E-Mail: info@vereinsly.de

Weitere Angaben siehe Impressum.

Vereinsly wird auf einem eigenen Server bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Auf diesem Server werden nicht nur die nachfolgend beschriebenen Server-Logfiles, sondern auch alle übrigen in dieser Erklärung genannten Daten gespeichert — insbesondere Konto-, Kontakt- und Mitgliederdaten. Die IONOS SE ist damit Empfängerin dieser Daten und wird als Auftragsverarbeiterin für uns tätig. Eine Übermittlung in Drittländer im Sinne des Kapitels V DSGVO findet dabei nicht statt. Bei jedem Aufruf der Plattform werden durch den Webserver automatisch Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles erfasst (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp/-version, Referrer-URL). Diese Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien und sicheren Betriebs (Erkennung und Abwehr von Angriffen) und beruht auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden fortlaufend rotiert und dabei automatisch überschrieben: je Dienst werden höchstens 30 MB an Protokolldaten vorgehalten, ältere Einträge werden gelöscht. Eine darüber hinausgehende Aufbewahrung erfolgt nur, soweit sie im Einzelfall zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Zur Nutzung von Vereinsly ist ein Benutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, Benutzername und ein Passwort (als Hash gespeichert, das Klartext- Passwort ist uns nicht bekannt). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags zwischen Ihnen bzw. Ihrem Verein und uns (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Angabe dieser Daten ist für die Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos erforderlich. Ohne sie kann kein Konto angelegt und die Plattform nicht genutzt werden.

Wenn du über das Formular unter /demo eine Demo oder Informationen anfragst, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten (Name, ggf. Vereinsname, E-Mail-Adresse, Nachricht), um deine Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person), hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung allgemeiner Anfragen). Ein verstecktes Formularfeld dient ausschließlich der automatisierten Spam-Abwehr (Honeypot) und wird bei normaler Nutzung nicht befüllt oder ausgewertet. Wir speichern Kontaktanfragen für die Dauer der Kommunikation und löschen sie spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Empfänger der Daten sind der Betreiber selbst, der in Abschnitt 2 genannte Hosting-Anbieter, auf dessen Server die Anfragen gespeichert werden, sowie — soweit für die Beantwortung eine E-Mail versendet wird — der in Abschnitt 5 genannte Dienstleister für den E-Mail-Versand. Beide sind weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter für uns tätig. Eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt.

Die Angabe von E-Mail-Adresse und Nachricht ist erforderlich, damit wir die Anfrage beantworten können; die übrigen Angaben sind freiwillig. Ohne E-Mail-Adresse ist keine Antwort möglich.

Vereine, die Vereinsly nutzen, verwalten in ihrem Vereinsbereich Daten ihrer Mitglieder — u. a. Name, Kontaktdaten, Mitgliedsart, geleistete Arbeitsstunden, Anmeldungen zu Arbeitsdiensten und Abrechnungsdaten. Für diese Mitgliederdaten ist der jeweilige Verein der datenschutzrechtlich Verantwortliche (Art. 4 Nr. 7 DSGVO); Vereinsly verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag des Vereins als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Grundlage hierfür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen dem Verein und Vereinsly; einen Mustertext stellen wir unter /avv bereit. Fragen zu Mitgliederdaten richten Sie bitte zunächst an Ihren Verein.

Vereinsly versendet System- und Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. Einladungen, Bestätigungen, interne Postfach-Nachrichten) über einen eigenen Mailserver unter der Domain vereinsly.de. Dieser läuft auf demselben Server in Deutschland, der in Abschnitt 2 genannt ist.

Für den Versand nach außen setzen wir zusätzlich einen Zustelldienst ein: die SMTP2GO Ltd. Der Weg ist technisch notwendig, weil unser Rechenzentrumsbetreiber den direkten Postausgang blockiert. Die Verarbeitung findet in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in ein Drittland im Sinne des Kapitels V DSGVO ist damit nicht verbunden. SMTP2GO wird insoweit als Auftragsverarbeiter für uns tätig und verarbeitet die Nachrichten ausschließlich zum Zweck der Zustellung.

Rechtsgrundlage ist je nach Zweck der E-Mail Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässiger Zustellung).

Sobald eine E-Mail unser System verlässt, wird sie über die Mailserver des jeweiligen Empfängers zugestellt; auf deren Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Empfänger erkennen die Echtheit unserer Nachrichten an den Verfahren SPF, DKIM und DMARC, die für vereinsly.de eingerichtet sind.

Vereinsly setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (Session-Cookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung). Es werden keine Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies und keine Cookies von Drittanbietern gesetzt. Da diese Cookies technisch erforderlich sind, ist gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich; Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei Löschung eines Benutzerkontos werden die zugehörigen Daten zunächst deaktiviert und nach Ablauf der gesetzlichen bzw. vertraglichen Fristen endgültig gelöscht. Auch in Datensicherungen (Backups) enthaltene Daten werden automatisch überschrieben: Es werden jeweils nur die letzten sieben Datensicherungen vorgehalten, ältere werden gelöscht.

Ihnen stehen als betroffener Person nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Angemeldete Nutzer können ihre bei Vereinsly gespeicherten Daten im Profilbereich unter „Meine Daten“ selbst als Export herunterladen sowie dort die Löschung ihrer Daten beantragen. Für Mitgliederdaten im Vereinsbereich wenden Sie sich bitte zusätzlich an Ihren Verein als datenschutzrechtlich Verantwortlichen (siehe Abschnitt 4).

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover. Sie können sich aber auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

Stand: 1. September 2026